Verwerkersovereenkomst
Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle vormen van verwerking van persoonsgegevens die CloudFormz, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 17259539, (hierna: Verwerker) uitvoert ten behoeve van een wederpartij aan wie zij diensten levert (hierna: Verantwoordelijke).
In aanmerking nemende dat
- Verantwoordelijke gebruik wenst te maken van de diensten van Verwerker;
- Verantwoordelijke en Verwerker ten behoeve van het voorgaande een overeenkomst hebben gesloten;
- Verwerker bij de uitvoering van de overeenkomst in sommige gevallen aangemerkt kan worden als Verwerker.
- Verantwoordelijke aangemerkt wordt als verantwoordelijke;
- Waar in deze verwerkersovereenkomst gesproken wordt over persoonsgegevens, hiermee persoonsgegevens in de zin van artikel 4.1 van de AVG bedoeld worden;
- Verwerker bereid is verplichtingen omtrent beveiliging en andere aspecten van de AVG na te komen, voor zover dit binnen zijn macht ligt;
- De AVG aan de Verantwoordelijke de plicht oplegt om ervoor zorg te dragen dat Verwerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen;
- De AVG daarnaast aan de Verantwoordelijke de plicht oplegt om toe te zien op de naleving van die maatregelen;
- Partijen hun rechten en plichten schriftelijk wensen vast te leggen middels deze verwerkersovereenkomst (hierna: "Verwerkersovereenkomst");
- Waar gerefereerd wordt aan bepalingen uit de AVG, per 25 mei 2018 de corresponderende bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden bedoeld;
Zijn als volgt overeengekomen
Artikel 1. Doeleinden van verwerking
1.1 Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze verwerkersovereenkomst in opdracht van Verantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van het in de 'cloud' opslaan van gegevens van Verantwoordelijke, en bijbehorende online diensten waaronder het bieden van de mogelijkheid om via online formulieren toepassingen te genereren, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald. Verantwoordelijke bepaalt zelf welke (soorten) persoonsgegevens hij door Verwerker laat verwerken en op welke (categorieën) betrokkenen deze persoonsgegevens betrekking hebben; Verwerker heeft hierop geen invloed.
1.2 Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verantwoordelijke is vastgesteld. Verantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze verwerkersovereenkomst zijn genoemd.
1.3 De in opdracht van Verantwoordelijke te Verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van Verantwoordelijke en/of de betreffende betrokkenen.
1.4 Verantwoordelijke staat er voor in dat de verwerking van persoonsgegevens onder één van de vrijstellingen onder de AVG valt, en dat er aldus geen melding bij de AP is vereist.
Artikel 2. Verplichtingen Verwerker
2.1 Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval begrepen de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Wet bescherming persoonsgegevens.
2.2 Verwerker zal Verantwoordelijke, op diens eerste verzoek daartoe, informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze verwerkersovereenkomst.
2.3 De verplichtingen van de Verwerker die uit deze verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker, waaronder begrepen maar niet beperkt tot werknemers, in de ruimste zin van het woord.
Artikel 3. Doorgifte van persoonsgegevens
3.1 Verwerker verwerkt de persoonsgegevens primair binnen de Europese Unie. Daarnaast mag Verwerker de persoonsgegevens doorgeven naar landen buiten de Europese Unie, mits Verwerker voldoet aan de verplichtingen die op grond van deze verwerkersovereenkomst en de AVG op haar en op de doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Unie rusten.
3.2 Verwerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek melden in welk land of landen de persoonsgegevens worden verwerkt.
Artikel 4. Verdeling van verantwoordelijkheid
4.1 De toegestane verwerkingen worden langs (semi)geautomatiseerde weg onder controle van Verwerker uitgevoerd.
4.2 Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind-)verantwoordelijkheid van Verantwoordelijke. Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen, maar niet beperkt tot, de verzameling van de persoonsgegevens door de Verantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk.
4.3 Verantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze verwerkersovereenkomst, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maken op enig recht van derden. Verantwoordelijke vrijwaart Verwerker tegen alle aanspraken en claims van derden die verband houden met de rechtmatigheid betreffende de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van persoonsgegevens zoals bedoeld in deze verwerkersovereenkomst.
Artikel 5. Inschakelen van derden en onderaannemers
5.1 Verwerker mag in het kader van de verwerkersovereenkomst gebruik maken van een derde en Verantwoordelijke geeft hiervoor toestemming door akkoord te gaan met deze overeenkomst.
5.2 Verwerker zorgt er voor dat deze derden schriftelijk dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verantwoordelijke en Verwerker is overeengekomen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Artikel 6. Beveiliging
6.1 Verwerker zal zich inspannen voldoende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).
6.2 Verwerker draagt zorg voor het nemen van de volgende maatregelen:
- Encryptie (versleuteling) van persoonsgegevens in de database*
- Organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging
- Een beveiligde verbinding via TLS (Transport Layer Security) *
* Verantwoordelijke dient zelf per formulier in te stellen welke persoonsgegevens er verwerkt en daarmee versleuteld moeten worden opgeslagen. Indien Verantwoordelijke niet weet hoe dit moet kan hij de Verwerker vragen waar deze optie zit in het systeem. Wanneer er een datalek plaatsvindt en onversleutelde persoonsgegevens gelekt worden doordat Verantwoordelijke niet bij elk formulier het encryptie profiel (correct) heeft ingevuld wordt Verwerker gevrijwaard van elke claim of boete. Elke claim/boete die de Verwerker krijgt zal in dit geval verhaald worden op de Verantwoordelijke.
Daarnaast raad Verwerker enkel aan om de 1e categorie persoonsgegevens te verwerken zoals voornaam, tussenvoegsel, achternaam, e-mail, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht en adres. Het beveiligingsniveau is mogelijk niet doeltreffend voor de 2e en voornamelijk 3e categorie persoonsgegevens (BSN, kopie ID/paspoort, geloofsovertuiging, medische informatie enz.). Het is aan Verantwoordelijke om te bepalen welke gegevens verwerkt worden maar vrijwaart Verwerker wel van elke claim of boete wanneer Verantwoordelijke deze gegevens toch wenst te verwerken.
6.3 Verwerker staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Indien een uitdrukkelijk omschreven beveiliging in de verwerkersovereenkomst ontbreekt, zal Verwerker zich inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
6.4 Verantwoordelijke stelt enkel persoonsgegevens aan Verwerker ter beschikking voor verwerking, indien zij zich er van heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van de door Partijen afgesproken maatregelen. Daarnaast raad Verwerker het verwerken van persoonsgegevens van de derde categorie ten strengste af. Mocht Verantwoordelijke toch tegen dit advies in deze categorie willen verwerken wordt Verwerker door Verantwoordelijke hiervoor gevrijwaard van elke claim of boete.
Artikel 7. Meldplicht
7.1 Verantwoordelijke is te allen tijde verantwoordelijk voor het melden van een datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die leidt tot een kans op nadelige gevolgen, dan wel nadelige gevolgen heeft, voor de bescherming van persoonsgegevens) aan de toezichthouder en/of betrokkenen. Om Verantwoordelijke in staat te stellen aan deze wettelijke plicht te voldoen, stelt Verwerker de Verantwoordelijke binnen 48 uur nadat het lek bij hem bekend is geworden op de hoogte van het beveiligingslek en/of het datalek. Verwerker spant zich naar beste kunnen in om ervoor te zorgen dat de verstrekte informatie zo volledig, correct en accuraat mogelijk is.
7.2 Een melding moet alleen bij gebeurtenissen met grote impact worden gedaan, en alleen als de gebeurtenis zich daadwerkelijk voorgedaan heeft.
7.3 De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest. Daarnaast behelst de meldplicht:
- Wat de (vermeende) oorzaak is van het lek
- Wat het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg is
- Wat de (voorgestelde) oplossing is
Artikel 8. Afhandeling verzoeken van betrokkenen
8.1 In het geval dat een betrokkene een verzoek tot inzage, zoals bedoeld in artikel 15 van de AVG, of verbetering, aanvulling, wijziging of afscherming, zoals bedoeld in artikel 16 van de AVG, richt aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek doorsturen aan Verantwoordelijke, en zal Verantwoordelijke het verzoek verder zeflstandig afhandelen. Verwerker mag de betrokkene daarvan op de hoogte stellen. Indien blijkt dat de Verantwoordelijke hulp benodigd heeft van Verwerker voor de uitvoering van een verzoek van een betrokkene, dan kan Verwerker hiervoor kosten in rekening brengen.
Artikel 9. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
9.1 Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij deze heeft verkregen, zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm is gebracht zodat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
9.2 Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
Artikel 10. Audit
10.1 Verantwoordelijke heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke Register EDP Auditor die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van de beveiligingseisen, en alles dat daar direct verband mee houdt.
10.2 Deze audit vindt uitsluitend plaatst bij een concreet en gegrond vermoeden van misbruik van persoonsgegevens, en pas nadat Verantwoordelijke de bij Verwerker aanwezige soortgelijke auditrapportages heeft opgevraagd, beoordeeld en redelijke argumenten aanbrengt die een door Verantwoordelijke geïnitieerde audit alsnog rechtvaardigen. Een dergelijke audit wordt gerechtvaardigd wanneer de bij Verwerker aanwezige soortgelijke auditrapportages geen of onvoldoende uitsluitsel geven over het naleven van de beveiligingseisen door Verwerker zoals bepaald in deze verwerkersovereenkomst. Verantwoordelijke zal de audit vooraf, met inachtneming van een termijn van minimaal twee weken, aankondigen aan Verwerker.
10.3 De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.
10.4 De kosten van de audit zoals beschreven in lid 1 worden door Verantwoordelijke gedragen.
Artikel 11. Aansprakelijkheid
11.1 De aansprakelijkheid van Verwerker voor schade als gevolg van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de verwerkersovereenkomst, dan wel uit onrechtmatige daad of anderszins, is uitgesloten. Voor zover voornoemde aansprakelijkheid niet kan worden uitgesloten is deze per gebeurtenis (een reeks opeenvolgende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis) beperkt tot de vergoeding van directe schade, tot maximaal het bedrag van de door Verwerker ontvangen vergoedingen voor de werkzaamheden onder deze verwerkersovereenkomst over de zes (6) maanden voorafgaande aan de schadeveroorzakende gebeurtenis. De aansprakelijkheid van Verwerker voor directe schade zal in totaal nooit meer bedragen dan EUR 1.000,-.
11.2 Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan alle schade bestaande uit:
- schade direct toegebracht aan stoffelijke zaken (“zaakschade”);
- redelijke en aantoonbare kosten om de Verwerker er toe te manen de verwerkersovereenkomst (weer) deugdelijk na te komen;
- redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade voor zover betrekking hebbende op de directe schade zoals hier bedoeld is; en
- redelijke en aantoonbare kosten die Verantwoordelijke heeft gemaakt ter voorkoming of beperking van de directe schade zoals in dit artikel bedoeld.
11.3 De aansprakelijkheid van Verwerker voor indirecte schade is uitgesloten. Onder indirecte schade wordt verstaan alle schade die geen directe schade is en daarmee in ieder geval, maar niet beperkt tot, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade door het niet bepalen van marketingdoeleinden, schade verband houdende met het gebruik van door Verantwoordelijke voorgeschreven gegevens of databestanden, of verlies, verminking of vernietiging van gegevens of databestanden.
11.4 De in dit artikel bedoelde uitsluitingen en beperkingen komen te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Verwerker of haar bedrijfsleiding.
11.5 Tenzij nakoming door Verwerker blijvend onmogelijk is, ontstaat de aansprakelijkheid van Verwerker wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de verwerkersovereenkomst slechts indien Verantwoordelijke de Verwerker onverwijld schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn voor de zuivering van de tekortkoming wordt gesteld, en Verwerker ook na die termijn toerekenbaar blijft tekortschieten in de nakoming van haar verplichtingen. De ingebrekestelling dient een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, opdat Verwerker in de gelegenheid wordt gesteld adequaat te reageren.
11.6 Iedere vordering tot schadevergoeding door Verantwoordelijke tegen Verwerker die niet gespecificeerd en expliciet is gemeld, vervalt door het enkele verloop van twaalf (12) maanden na het ontstaan van de vordering.
Artikel 12. Duur en beëindiging
12.1 Deze verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de hoofdovereenkomst tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.
12.2 Zodra deze verwerkersovereenkomst, om welke reden en op welke wijze dan ook, is beeindigd, zal Verwerker alle persoonsgegevens die bij hem aanwezig zijn verwijderen en/of vernietigen, tenzij Partijen anders zijn overeengekomen.
12.3 Verwerker is gerechtigd deze verwerkersovereenkomst van tijd tot tijd te herzien. Zij zal minimaal 1 maand van tevoren mededeling doen van de wijzigingen aan Verantwoordelijke. Verantwoordelijke mag opzeggen tegen het einde van deze maand indien zij niet akkoord kan gaan met de wijzigingen.
Artikel 13. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
13.1 De verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
13.2 Alle geschillen, welke tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter voor het arrondissement waarin Verwerker gevestigd is.